Por Gabriel Ribeiro
Independentemente do segmento, empresas precisam ser ágeis e assertivas em suas decisões. Afinal, planejar ações com clareza é mais do que um diferencial. Em pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI) em 2025, sem um sistema estruturado as equipes desperdiçam 30% do tempo com retrabalho, enquanto 75% dos projetos acabam falhando por não terem um planejamento correto.
E para que você não faça parte dessa estatística ruim, é justamente aí que entra a técnica 5W2H, um método prático e altamente eficaz para estruturar projetos e processos de forma objetiva.
O que é a técnica 5W2H?
5W2H é uma sigla que representa sete perguntas fundamentais para planejar qualquer ação ou projeto:
What? (O quê?) – Qual é a ação, tarefa ou projeto a ser realizado?
Why? (Por quê?) – Qual a justificativa ou objetivo para executar essa ação?
Where? (Onde?) – Em que local será executada a ação? Pode ser físico, digital ou ambos.
When? (Quando?) – Qual o prazo ou cronograma para a execução?
Who? (Quem?) – Quem será o responsável direto e quais equipes estarão envolvidas?
How? (Como?) – Quais serão os métodos, processos e etapas para realizar a ação?
How much? (Quanto custa?) – Quais recursos financeiros ou materiais serão necessários?
Ao responder de forma objetiva cada uma dessas perguntas, eliminamos ambiguidades, definimos responsabilidades e criamos um mapa claro para a execução de um projeto.
Particularmente, eu gosto de apelidar a metodologia 5W2H de Estratégia DRONE, para condensar em português o que ela representa em seu núcleo: Detalhamento, Racionalidade, Orientação, Normatização e Execução.
Como aplicar a metodologia 5W2H
Seja num arquivo de Word, na descrição de um card do Trello ou outra ferramenta utilizada na empresa, o processo deve começar com um pensamento crítico a respeito de cada pergunta contida na metodologia 5W2H.
1. What (O Quê?): defina o objetivo principal
Comece identificando exatamente o que precisa ser feito. Essa pergunta foca no escopo do projeto, evitando ambiguidades.
Pergunte: “Qual é a ação ou o resultado desejado?”
Em um projeto de inovação em aprendizagem, por exemplo, o What pode ser: “Desenvolver um módulo de e-learning sobre ética empresarial para 500 pessoas funcionárias.” Isso evita que a equipe se disperse demais em ideias vagas ou muitas reuniões de questionamentos, baseadas em um pedido que diz apenas “melhorar o treinamento geral”.
2. Why (Por Quê?): justifique a necessidade
Aqui, explore os motivos por trás do projeto. Isso constrói motivação e alinha com os objetivos estratégicos da empresa.
Pergunte: “Qual é o propósito? Quais benefícios isso trará?”
Seguindo o exemplo do tópico anterior, no projeto de e-learning o Why pode ser: “Para reduzir riscos de não conformidade regulatória em 30% e fomentar uma cultura de integridade, alinhada à visão da empresa de ser líder em responsabilidade social.”
Sempre que possível, aplica no Why dados ou métricas para embasar a decisão, tornando assim o “Why” mais convincente.
3. Where (Onde?): determine o local ou contexto
Defina onde o projeto será executado, seja físico, virtual ou departamental.
Pergunte: “Em qual ambiente ou plataforma isso acontecerá?”
Para o nosso treinamento fictício podemos incluir no Where: “Plataforma LMS on-line para acesso remoto, com sessões planejadas para serem mobile first.”
Principalmente quando o Where diz respeito a locais físicos, considere barreiras logísticas, como aluguel de espaço, alimentação, rampas de acessibilidade, entre outros, para evitar surpresas.
4. When (Quando?): estabeleça os prazos e o cronograma
Especifique datas de início, milestones (marcos) e conclusão.
Pergunte: “Qual é o prazo? Quando cada etapa deve ser concluída?”
Em nosso exemplo, poderíamos preencher o When assim: “Início em 15 de setembro de 2025, com testes beta até 30 de outubro e lançamento completo em 7 de dezembro.”
Se você tiver uma perspectiva maior planeje seu cronograma para que considere imprevistos, como falha nas tecnologias escolhidas para o projeto ou mesmo férias de membros de várias equipe participantes.
5. Who (Quem?): atribua responsabilidades
Identifique as pessoas ou equipes envolvidas em cada etapa do projeto.
Pergunte: “Quem fará cada parte? De quem é a responsabilidade final?”
No nosso projeto de e-learning exemplificativo, no campo Who podemos escrever: “Equipe de Design Instrucional lidera o conteúdo, com João como ponto focal. TI cuida da plataforma, com a Maria sendo a responsável técnica. Gerentes departamentais validam (equipe de 5 pessoas).”
Crie uma matriz RACI (Responsible ou Responsável, Accountable ou Aprovador, Consulted ou Consultado, Informed ou Informado) para clarificar papéis e evitar sobrecargas.
6. How (Como?): Descreva o método ou processo
Detalhe os passos operacionais e recursos necessários.
Pergunte: “Qual o plano de execução? Quais ferramentas ou métodos serão usados?”
Para esse nosso programa de e-learning de exemplo, o How pode incluir: “Desenvolvimento via metodologia ágil, com sprints semanais. Os conteúdos devem estar baseados nos materiais X, Y e Z (anexos) e livros do especialista Marcos. O curso deve ser publicado separado por capítulos. Uma prova de 10 perguntas deve ser aplicada ao final do curso, para garantir que as pessoas colaboradoras absorveram o conteúdo, com a conclusão sendo efetivada com a obtenção de uma nota 8 ou superior.”
Esse é o campo que deve conter o máximo de informações para guiar as equipes executoras, evitando interpretações divergentes e aumentando a eficiência. Para organizar as tarefas e facilitar o acompanhamento, divida as tarefas em listas.
7. How Much (Quanto?): Calcule custos e recursos
Avalie de modo conjunto o orçamento, tempo e materiais.
Pergunte: “Qual o custo estimado? Quais recursos são necessários?”
Nesse nosso exemplo, é possível enviar no campo How Much: “Orçamento de R$50.000, já incluindo R$10.000 para a contratação de uma nova instrutora. Adicionalmente, estimamos 200 horas de equipe alocadas.”
Em se tratando de orçamento, inclua contingências e revise os valores periodicamente.
Erros comuns e como evitar
Apesar de sua praticidade, muitas empresas e pessoas tropeçam na implementação da metodologia 5W2H, levando a planos ineficazes.
Ignorar o Why ou torná-lo genérico: sem um propósito claro, o projeto perde motivação. Um erro muito comum é escrever “porque a empresa precisa”, ao invés de realizar uma ligação com metas mensuráveis.
Cronogramas Irrealistas no When: prazos apertados levam ao burnout de equipes. Consulte as equipes e as gestões para construir estimativas realistas e inclua checkpoints.
Falta de integração entre as perguntas: responder isoladamente, sem conectar as respostas, costuma resultar em planos desconexos. Então, lembre-se de revisar o plano como um todo em uma reunião final com as gestões antes de realizar o envio do briefing.
Não revisar o plano: projetos mudam, mas planos estáticos não. Um grande erro é criar plano de um projeto e esquecer dele. Para evitar confusões, agende revisões mensais ou quinzenais para possíveis ajustes.
Falta de insumos: para dar vida ao projeto, é essencial que as equipes tenham acesso aos materiais, artigos, inspirações ou o que mais for preciso para direcionar o desenvolvimento de textos, arte, vídeos, discursos, ou o que mais estiver contido no plano. Um campo How sem instruções pode levar a grandes divergências que vão precisar de muitas horas de retrabalho para fazer os ajustes necessários.
A técnica 5W2H mostra que não é preciso inovar demais e incluir ferramentas e processos complexos para alcançar resultados robustos. Muitas vezes, são as metodologias simples, mas bem aplicadas, que transformam o dia a dia das organizações.
Seja para estruturar um grande projeto estratégico ou uma iniciativa pontual, a metodologia 5W2H funciona como uma bússola, orientando cada passo com clareza e precisão.
Na prática, sua aplicação é como acender uma luz sobre os processos: tudo fica mais claro, todas as pessoas entendem melhor o caminho e os resultados se tornam muito mais alcançáveis. Experimente aplicar já no seu próximo projeto e perceba a diferença nos resultados.