Por Linda Lampert, originalmente em inglês no blog Performance Matters da GP.
As organizações investem bilhões em novos sistemas todos os anos com um objetivo claro: melhorar o desempenho dos negócios. Mas mesmo as soluções mais inovadoras podem falhar miseravelmente se as pessoas usuárias não as adotarem de forma eficaz. O sucesso de um projeto deve estar tão ligado à preparação das pessoas para o sucesso quanto ao lançamento de novas tecnologias.
À medida que as implementações se tornam mais desafiadoras, devido a tecnologias mais complexas e restrições de recursos mais rígidas, a IA está surgindo como uma poderosa aliada. Não como substituta da expertise humana, mas como uma forma de simplificar informações, acelerar o aprendizado e reduzir as fricções que frequentemente atrasam ou comprometem a implementação de sistemas em larga escala.
Vamos analisar mais de perto o que impulsiona a adoção bem-sucedida de sistemas, por qual motivo projetos falham com frequência e como a IA pode ajudar a preencher essa lacuna.
O que impulsiona a adoção de sistemas?
A adoção bem-sucedida começa com uma base sólida: um processo e uma solução tecnológica que atendam a necessidades reais do negócio, executados no prazo e dentro do orçamento. Mas além desses requisitos básicos, é o lado humano da mudança que realmente determina se um novo sistema será consolidado. Fatores como engajamento da liderança, suporte ao aprendizado e experiência do usuário desempenham um papel decisivo em garantir uma adoção duradoura.
Liderança forte e comprometida. O patrocínio ativo da liderança ajuda a gerar alinhamento, remover obstáculos e sinalizar que a iniciativa é importante. Sem apoio visível e consistente, torna-se mais difícil construir confiança e responsabilidade.
Aprendizado eficaz e suporte ao desempenho. Muitas vezes, o aprendizado é tratado como um complemento de última hora, apressado ou adicionado pouco antes do lançamento. Mas as pessoas usuárias não podem adotar o que não compreendem ou aplicam em seu trabalho. Elas precisam de orientação e materiais de suporte que sejam relevantes e adaptados às suas funções.
Uma experiência positiva da pessoa usuária. Em última análise, a adoção depende de como o sistema é percebido pelas pessoas. Ele é intuitivo? Está alinhado com a forma como elas trabalham? Os recursos certos estão disponíveis quando surgem dúvidas? Uma boa experiência reduz resistência, acelera o engajamento e é talvez o aspecto mais crítico de qualquer iniciativa de adoção tecnológica.
Por que os projetos falham?
Apesar dos melhores esforços, muitas implementações de sistemas não atendem às expectativas. Na verdade, a maioria dos fracassos pode ser atribuída a um ou mais dos seguintes fatores:
Falta de clareza sobre a visão e a estratégia de execução. Quando as equipes não estão alinhadas sobre o “porquê” e o “como”, a incerteza e a confusão se espalham. Uma visão compartilhada e um roteiro de execução são fundamentais para avançar na mesma direção.
Liderança ineficaz. A liderança desempenha um papel vital no patrocínio do projeto. Quando lideranças estão desengajadas, inseguras ou inconsistentes, a adoção sofre e as equipes perdem direção e motivação.
Baixo envolvimento e comunicação com stakeholders. Partes interessadas fora da equipe central do projeto muitas vezes se sentem no escuro. Sem comunicação regular e bidirecional, mal-entendidos crescem e objeções de última hora podem ameaçar os prazos.
Recursos inadequados ou desalinhados. Muitas equipes são subdimensionadas ou compostas por pessoas com habilidades inadequadas. Às vezes, pessoas são adicionadas apenas porque estão disponíveis, não porque são as mais adequadas para a tarefa.
Trabalho em silos e falta de alinhamento. Em projetos corporativos que abrangem múltiplos departamentos ou áreas de processo, o alinhamento interfuncional é essencial. Se as equipes trabalham isoladamente, sem entender dependências, falhas são inevitáveis.
Onde a IA faz diferença
A IA oferece uma nova forma de enfrentar esses desafios de longa data. Seu potencial vai além da automação; a IA pode desempenhar um papel ativo e estratégico na transformação de como as organizações planejam, executam e apoiam implementações de sistemas. Veja como isso pode funcionar na prática:
Um hub único de informações do projeto
A IA pode criar um repositório centralizado e pesquisável onde documentação do projeto, fluxos de processo, materiais de treinamento e comunicações ficam reunidos em um só lugar. Isso facilita para:
– Novos membros da equipe se integrarem rapidamente;
– Stakeholders se manterem informados e alinhados;
– Equipes de aprendizagem acessarem e sintetizarem informações corretas sem começar do zero.
Ao invés de gastar horas vasculhando centenas de documentos, as pessoas colaboradoras podem fazer perguntas específicas e obter respostas imediatas e confiáveis. Isso é especialmente útil em implementações complexas e multifásicas, nas quais o conhecimento está disperso entre equipes e ferramentas.
Um ponto de partida rápido para gestão de mudanças e esforços de aprendizado
A IA também pode ingerir conteúdos existentes, como documentação de processos, atas de reuniões, feedback de pilotos ou procedimentos operacionais padrão, e decompô-los em partes utilizáveis. Essa base estruturada de conhecimento se torna um ponto de partida para:
– Mapear impactos em funções e processos;
– Criar comunicações para stakeholders;
– Elaborar conteúdos de aprendizagem como ementas, avaliações e roteiros de vídeo.
Como essas informações vêm de fontes internas e confiáveis, o conteúdo permanece relevante e adaptado, diferentemente da produção genérica de ferramentas públicas de IA.
Humano mais IA para melhores resultados: como isso funciona na prática
Dentro de uma ferramenta de IA confiável e segura, as organizações podem carregar conteúdos internos, como materiais de treinamento já existentes, políticas e procedimentos, e documentos de desenho de processos de negócio.
Plataformas de IA com esses conteúdos carregados podem, então, automaticamente normalizar e estruturar os dados de cada documento. Uma vez que todos os dados estão estruturados, a organização passa a ter uma base de conhecimento de IA a partir da qual novos recursos podem ser criados sob demanda e em múltiplos formatos.
Com uma base confiável estabelecida, a IA pode apoiar uma ampla gama de atividades ao longo do ciclo de implementação. Além de acelerar a integração de novos membros, apoiar comunicações e criar conteúdos de aprendizagem, alguns outros casos de uso transformadores incluem:
Exploração de conteúdos (antes ou depois do lançamento): explorar conteúdos de múltiplas formas, como gerar novos metadados em escala, relacionar conteúdos a taxonomias ou ontologias de habilidades existentes, padronizar objetivos de aprendizagem e classificar conteúdos para equipes de projeto ou usuários finais.
Especialistas virtuais para equipes de projeto: usar interfaces de chat para dar acesso direto a conhecimentos contextuais e específicos de funções, sem interromper especialistas humanos.
Mentoria com IA: projetar e desenvolver agentes que orientam usuários no suporte pós-lançamento, na integração de novas pessoas colaboradoras e em muitos outros casos.
A IA não substitui a visão humana, ela a amplia. A IA pode analisar, estruturar e resumir, mas as pessoas ainda precisam aplicar pensamento crítico, expertise de conteúdo e senso de contexto para garantir que os resultados sejam eficazes. Por exemplo, uma ferramenta pode elaborar o roteiro de um vídeo de treinamento, mas ainda cabe a um profissional de aprendizagem revisar o tom, a sequência e a clareza. O valor surge da combinação entre a eficiência da IA e o julgamento humano.
Adoção de sistemas centrada nas pessoas e habilitada por IA
A adoção de sistemas não acontece por acaso. Ela exige comunicação clara, treinamento eficaz, suporte contínuo e as ferramentas certas para unir tudo isso.
Ao usar a IA para trazer à tona as informações certas e acelerar as tarefas adequadas, as organizações podem liberar suas pessoas para se concentrarem no que realmente importa: entregar uma solução que funcione para os negócios e para as pessoas que os impulsionam.