Por Gabriel Ribeiro.
O ex-presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower costumava dizer: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” Dessa reflexão nasceu a matriz Eisenhower, um dos métodos de gestão de tempo mais utilizados no mundo.
Mais do que uma técnica de produtividade, a matriz é uma ferramenta simples e visual que funciona como um filtro estratégico para organizar decisões, reduzir desperdícios de energia e permitir que o foco esteja direcionado ao que traz resultados reais.
O que é a matriz Eisenhower
A matriz Eisenhower é um quadrante dividido em quatro categorias:
Representação da matriz Eisenhower, com os quatro quadrantes idealizados
– Importante e urgente: tarefas que exigem ação imediata, como resolver um problema crítico de cliente ou entregar um relatório com prazo curto.
– Não urgente, mas importante: atividades que trazem valor, mas podem ser planejadas, como capacitação, planejamento estratégico ou desenvolvimento de projetos.
– Não importante, mas urgente: demandas que consomem tempo, mas não contribuem diretamente para objetivos maiores, como responder e-mails que poderiam ser delegados.
– Não importante e não urgente: tarefas de baixo impacto, geralmente associadas a distrações ou rotinas pouco produtivas.
A ideia central é que quanto mais tempo você dedicar ao quadrante do “Não urgente, mas importante”, você terá um maior equilíbrio de produção e vai conseguir alcançar mais resultados sustentáveis.
Como aplicar no dia a dia
O primeiro passo é listar todas as tarefas que você tem para fazer. Uma dica é usar o método GTD, que abordamos em outro momento aqui no blog. Em seguida, distribua cada uma delas nos quatro quadrantes da matriz. Essa visualização oferece clareza imediata sobre onde sua energia deve estar concentrada.
Por exemplo, imagine uma gestão de projetos. A pessoa responsável recebe uma ligação sobre um problema de sistema que parou a operação. Isso vai, então, direto para o quadrante “Importante e urgente”. No mesmo dia, é preciso preparar o plano de capacitação da equipe, com essa tarefa se encaixando em “Não urgente, mas importante”, já que não demanda solução imediata, mas é essencial para o futuro.
Já atender a uma solicitação de status que poderia ser respondida pelo próprio sistema se enquadra em “Não importante, mas urgente”. Em contrapartida, gastar tempo navegando em redes sociais no horário de trabalho, sem um objetivo claro, entra em “Não importante e não urgente”.
Esse processo de categorização não elimina as tarefas, mas orienta como lidar com cada uma delas em um ciclo de agir, planejar, delegar ou eliminar.
Benefícios para a gestão de tempo
Ao adotar a matriz Eisenhower, profissionais ganham maior domínio sobre sua agenda e reduzem a sensação de sobrecarga. Entre os benefícios mais claros estão:
– Clareza de prioridades: facilita enxergar o que realmente faz diferença;
– Melhor uso da energia: direciona esforços para atividades que geram resultados consistentes;
– Redução de estresse: diminui a pressão de responder a tudo ao mesmo tempo;
– Desenvolvimento contínuo: abre espaço para investir em ações estratégicas de longo prazo.
No contexto organizacional, a técnica contribui também para a colaboração, já que permite identificar quais tarefas podem ser delegadas e quais precisam de atenção direta da liderança.
Dicas práticas para potencializar o uso
A matriz Eisenhower ganha força quando incorporada como hábito. Algumas práticas úteis são:
– Reservar alguns minutos ao início da semana para classificar as tarefas previstas;
– Reavaliar os quadrantes diariamente, ajustando conforme novas demandas surgem;
– Usar ferramentas digitais como Trello, Notion ou até planilhas simples para visualizar a matriz;
– Manter atenção especial ao quadrante “Não urgente, mas importante”, que costuma ser negligenciado.
Ah, esse último ponto é chave! Atividades como aprendizado contínuo, planejamento e inovação raramente aparecem como urgentes, mas são justamente as que sustentam o crescimento no médio e longo prazo.
Mais tempo para o que importa de verdade
A matriz Eisenhower não elimina responsabilidades, mas oferece um mapa para lidar com elas com mais consciência. Ao diferenciar urgência de importância, profissionais e equipes conseguem preservar energia, reduzir distrações e criar espaço para atividades que trazem impacto real.
Usar a matriz no seu dia a dia é escolher de forma intencional onde investir tempo e atenção. E esse é um dos maiores diferenciais para quem busca produtividade e equilíbrio de vida.