Por Lindsay Pineda e Ashlyn Elick, originalmente em inglês no blog Performance Matters da GP.
Na corrida para aproveitar o poder da informação, muitos obstáculos impedem as organizações de extrair todo o valor de seus dados. Problemas de qualidade dos dados, dificuldades de integração e outros desafios podem impactar significativamente a tomada de decisão e a eficiência operacional. Este conteúdo explora os cinco desafios de dados mais comuns e apresenta soluções práticas para ajudar a superá-los.
Problema nº 1: falta de objetivos claros para os dados
É comum que as organizações acumulem grandes volumes de dados ao longo dos anos, abrangendo uma ampla variedade de informações. Sem um objetivo definido, essa abundância de dados pode levar à paralisia de dados. Isso ocorre quando o grande volume de informações e a multiplicidade de sistemas utilizados para coletá-las tornam quase impossível filtrar e identificar o que realmente é valioso. Embora possuir muitos dados possa parecer vantajoso, isso não gera valor algum sem um plano para utilizá-los de forma eficaz.
Solução: estabelecer um comitê de governança de dados
Para lidar com esse problema, as organizações devem considerar a formação de um comitê de governança de dados. Esse comitê oferece uma visão organizacional unificada que define claramente os objetivos e os resultados desejados para o uso dos dados, ao mesmo tempo em que envolve ativamente as partes interessadas para liderar a mudança de forma eficaz. Isso não apenas ajuda a liderança a esclarecer os principais objetivos e prioridades para o uso dos dados, como também promove a colaboração entre diferentes áreas e pessoas que hoje podem atuar de forma isolada.
O comitê também pode garantir que os processos e políticas de coleta de dados estejam alinhados a uma visão estratégica e unificada sobre quais dados devem ser coletados e com qual finalidade. Com essa abordagem deliberada, as organizações conseguem utilizar os dados disponíveis de forma mais consciente para embasar estratégias eficazes, metas e melhorias de processos.
Problema nº 2: sistemas desconectados
Muitas organizações utilizam uma variedade de sistemas para coletar e armazenar dados. Quando esses sistemas operam de forma isolada, cria-se um método fragmentado de armazenamento de dados, no qual as informações frequentemente ficam espalhadas por diversos sistemas, departamentos e pessoas. Essa falta de coesão geralmente resulta em métodos de acompanhamento ineficientes (como o uso de planilhas em Excel) e na duplicação de dados em diferentes áreas da organização.
Solução: estabelecer uma “fonte única da verdade”
Para resolver esse problema, as organizações devem buscar a criação de uma “fonte única da verdade”. Essa solução pode ser tanto técnica quanto organizacional. Ao consolidar os dados em um repositório central, as organizações conseguem simplificar os processos de coleta e esclarecer a responsabilidade sobre os dados. Essa abordagem garante um único local confiável para a maior parte (ou até a totalidade) dos dados coletados, reduzindo confusões e melhorando a acessibilidade e a usabilidade das informações. Criar um local consolidado para os dados mais utilizados também permite que a liderança avalie melhor lacunas de informação e comunique iniciativas e decisões-chave de forma mais eficaz a colegas e equipes.
Sem uma visão holística dos dados, as pessoas responsáveis pela tomada de decisão enfrentam dificuldades para definir qual fonte oferece a análise mais confiável. Isso reduz a eficiência e introduz o risco do uso de dados não validados. Ao priorizar um banco de dados centralizado, líderes e equipes podem confiar tanto nos dados disponíveis quanto na forma correta de acessá-los.
Problema nº 3: falta de confiança na coleta de dados
Organizações que não possuem uma abordagem estruturada para a coleta de dados podem ter dificuldades em coletar as informações corretas, no formato adequado às suas necessidades específicas. Isso pode gerar dúvidas sobre a confiabilidade dos dados e comprometer iniciativas importantes baseadas em dados.
Solução: desenvolver um processo sistemático de coleta de dados
As organizações precisam compreender claramente que tipo de dados já coletam e utilizar essa informação para antecipar quais dados precisarão coletar no futuro para atingir objetivos críticos. Estabelecer uma abordagem estruturada e sistemática para a coleta de dados é fundamental. Isso garante consistência, melhora a qualidade dos dados e alinha as práticas de dados aos objetivos organizacionais.
Embora os benefícios sejam significativos, é importante reconhecer que criar e implementar esse processo não acontece da noite para o dia. A liderança deve construir esse processo ao longo do tempo, utilizando uma abordagem iterativa para priorizar os métodos, áreas ou relatórios mais críticos. Isso proporciona uma compreensão mais dedicada e completa sobre quais dados são coletados e como eles se conectam a outros campos relacionados. Também ajuda a identificar barreiras existentes à análise de dados e permite que as organizações desenvolvam um cronograma estratégico para o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho.
Problema nº 4: falta de definições compartilhadas de dados e de clareza sobre a propriedade dos dados
Muitas empresas possuem políticas, procedimentos e padrões de relatórios adaptados às necessidades específicas de cada área, mas poucas contam com definições padronizadas para os pontos de dados em toda a organização. Por exemplo, o termo “capacidade” pode se referir ao número de recursos humanos disponíveis em um departamento. Em outro, o mesmo termo pode significar o número de horas disponíveis por pessoa. Compreender esses termos de forma consistente é essencial para relatórios precisos.
Embora vários departamentos possam coletar dados, muitas vezes eles não são os proprietários dessas informações. Normalmente, a organização como um todo é a proprietária dos dados, mas sem um responsável claramente definido. Isso dificulta determinar quem deve ter acesso aos dados e para quais finalidades. Essa falta de clareza pode gerar confusão sobre quem decide quais dados são coletados e utilizados.
Solução: criar um dicionário de dados e estabelecer uma propriedade clara dos dados
Para resolver esses desafios, as organizações devem desenvolver um dicionário de dados que padronize as definições dos diferentes pontos de dados. Essa prática deve incluir a especificação de quais dados serão coletados, quem será responsável pela coleta e qual será o uso pretendido, desde o início de qualquer iniciativa. Estabelecer uma propriedade clara dos dados e protocolos de acesso ajuda a simplificar processos e garante continuidade, mesmo quando profissionais-chave deixam a organização.
Problema nº 5: lacunas de dados e disponibilidade limitada
Em muitas organizações, os dados só são analisados quando uma iniciativa já está em andamento. Isso pode gerar problemas caso existam lacunas ou limitações nos dados disponíveis. Para alcançar os melhores resultados possíveis, os dados idealmente devem ser analisados antes do início de uma iniciativa, garantindo que sejam adequados para o objetivo proposto.
Solução: realizar uma atividade de “mapeamento”
Antes de lançar uma iniciativa, reúna todos os departamentos relevantes para uma atividade colaborativa de mapeamento. Nessa dinâmica, as principais partes interessadas definem como a iniciativa será medida, o que caracteriza o sucesso e quais dados serão necessários.
Esse processo garante que a organização esteja totalmente alinhada ao propósito da iniciativa e ajuda a identificar dados ausentes que precisam ser coletados e utilizados. Além disso, as pessoas envolvidas passam a se sentir corresponsáveis pelo resultado, o que favorece o engajamento e cria oportunidades para contribuições e feedbacks importantes que, de outra forma, não surgiriam, resultando em um resultado final de maior qualidade.
Gerenciando dados para impulsionar resultados
As organizações podem liberar todo o potencial de seus ativos de dados ao definir objetivos claros, otimizar a coleta de dados, estabelecer responsabilidades bem definidas e esclarecer o papel dos dados em suas iniciativas. Essas estratégias ajudam a transformar os dados em um poderoso catalisador para decisões mais inteligentes, estímulo à inovação e manutenção de uma vantagem competitiva em um mundo cada vez mais orientado por dados.