Por Julyan Lee e Ellen Kumar, originalmente em inglês no blog Performance Matters da GP.
Suas equipes de projeto estão enfrentando dificuldades para trabalhar de forma eficaz? Se sim, saiba que você não é a única pessoa nessa situação. Durante uma iniciativa de adoção de tecnologia, as equipes de projeto lidam com enormes pressões em meio a prazos apertados. Para tornar o cenário ainda mais complexo, muitas vezes são formadas por pessoas com experiências completamente diferentes, que nunca trabalharam juntas anteriormente.
A metodologia dos Seis Chapéus do Pensamento pode ajudar a construir uma dinâmica de equipe mais produtiva. Essa abordagem inovadora estimula perspectivas diversas e o pensamento estruturado, permitindo que as equipes trabalhem, comuniquem-se bem e façam brainstormings de forma mais eficiente.
A importância da eficácia das equipes de projeto
Antes de entrar nos detalhes dos Seis Chapéus do Pensamento, vale explorar o conceito de eficácia das equipes de projeto. Ele se refere à capacidade de um time de trabalhar em conjunto para alcançar seus objetivos e entregar resultados de negócio bem-sucedidos. Quando uma equipe de projeto não atua de forma eficaz, isso pode resultar em tomadas de decisão inadequadas, falhas de comunicação, confusão em relação a papéis e responsabilidades e outros fatores que dificultam a implementação de uma tecnologia.
A adoção de práticas eficazes de gestão de projetos, como os seis chapéus do pensamento, pode ter um impacto significativo na capacidade da equipe de atingir seus objetivos. De acordo com pesquisas, empresas com processos sólidos de projetos alcançam suas metas em 77% das vezes (contra 56% das que não possuem esses processos), permanecem dentro do orçamento em 67% dos casos (contra 46%) e entregam no prazo em 63% das vezes (contra 39%). São números expressivos.
Aplicando os princípios do pensamento paralelo
A técnica dos Seis Chapéus do Pensamento está fundamentada no conceito de pensamento paralelo. O pensamento paralelo é um processo de resolução de conflitos que redireciona discordâncias por meio da colaboração. Imagine dois pontos de vista opostos, defendidos pela pessoa A e pela pessoa B. Tradicionalmente, essas duas pessoas debateriam os méritos de suas abordagens até chegar a uma solução.
O pensamento paralelo adota uma lógica completamente diferente. Nesse método, as pessoas passam a adotar temporariamente o ponto de vista oposto. Isso significa que a pessoa A deixa de lado sua opinião para explorar os méritos da proposta da pessoa B, e vice-versa. Dessa forma, o pensamento deixa de ser adversarial, permitindo que o problema seja analisado sob novas perspectivas. Além de ajudar a resolver conflitos, esse processo constrói a confiança necessária para que as pessoas atuem como uma equipe realmente eficaz.
Os fundamentos dos Seis Chapéus do Pensamento
Desenvolvida na década de 1980, a metodologia dos seis chapéus do pensamento é uma forma de pensamento paralelo em que cada chapéu representa um modo diferente de pensar. Ao utilizar essa abordagem, as pessoas aprendem a alternar conscientemente seus modos de pensamento. Assim, conseguem explorar soluções sob múltiplos ângulos. A seguir, veja cada um dos seis chapéus, bem como quando e como utilizá-los.
O chapéu azul
O chapéu azul é o chapéu do controle. Normalmente, ele é usado por apenas uma pessoa por vez, que atua como facilitadora, definindo a pauta das reuniões e gerenciando o foco do grupo. Essa pessoa também resume e encerra os encontros, faz anotações, estabelece regras e garante que elas sejam seguidas ao longo da reunião. Mais importante ainda, o facilitador é responsável por determinar qual chapéu os membros da equipe devem usar em cada momento.
Em algumas situações, alguém pode assumir temporariamente o chapéu azul durante uma reunião para propor algo ao grupo ou apresentar uma moção. Ainda assim, o chapéu azul retorna ao facilitador. Vale destacar também que o facilitador pode mudar de uma reunião para outra. Em um encontro, pode ser o gerente de projeto; no seguinte, um facilitador externo.
Quando o chapéu azul deve ser usado:
O chapéu azul é utilizado ao longo de todo o processo, mas principalmente durante reuniões.
O chapéu preto
O pensamento do chapéu preto foca nos riscos, dificuldades e fragilidades de uma determinada abordagem. Trata-se de um ceticismo produtivo, voltado a identificar desafios e explorar as razões pelas quais algo pode não funcionar. O chapéu preto é usado para fazer perguntas que antecipam o que pode dar errado.
Embora seja uma ferramenta valiosa de avaliação, é importante não ficar preso a esse tipo de pensamento. O uso excessivo do chapéu preto pode bloquear a criatividade e sufocar a inovação, ao enfatizar excessivamente aspectos negativos. Outro ponto central desse chapéu é identificar, de forma lógica, por que uma abordagem pode falhar, e não simplesmente levantar preocupações sem fundamento.
Quando o chapéu preto deve ser usado:
O chapéu preto funciona muito bem quando utilizado após o chapéu amarelo. Também serve como um guia para melhorias e resolução de problemas quando usado antes do chapéu verde.
O chapéu amarelo
O chapéu amarelo é uma ferramenta de avaliação voltada à viabilidade, aos benefícios e ao valor. Em muitos aspectos, ele funciona como o oposto do chapéu preto, explorando os motivos pelos quais algo pode dar certo. Assim como no pensamento do chapéu preto, é importante apresentar razões específicas que justifiquem o valor de uma ideia. Ao usar o chapéu amarelo, é fundamental considerar perspectivas de curto e longo prazo para avaliar adequadamente o valor de uma proposta ou abordagem.
Quando o chapéu amarelo deve ser usado:
O chapéu amarelo funciona bem quando utilizado após o chapéu verde, permitindo que a equipe avalie a eficácia das ideias geradas durante o brainstorming criativo. Também é útil, em seguida, recorrer ao chapéu preto para identificar riscos ou falhas nos benefícios apontados durante o pensamento do chapéu amarelo.
O chapéu branco
A perspectiva do chapéu branco é voltada para informações essenciais. Esse modo de pensar busca identificar o que já se sabe sobre uma solução, o que ainda é necessário saber e como obter essas informações. O chapéu branco desempenha um papel fundamental na coleta de dados para embasar decisões e verificar a precisão e a relevância dessas informações. Por exemplo, se alguém propuser o uso de tablets nos fluxos de trabalho, quem estiver com o chapéu branco pode levantar questões como:
– Como é a conectividade no local de trabalho?
– As pessoas estão preparadas para usar os tablets corretamente?
– Qual é o custo dessa abordagem?
Quando o chapéu branco deve ser usado:
O chapéu branco funciona bem quando utilizado após o chapéu verde e antes do chapéu amarelo. Isso permite analisar as ideias geradas no brainstorming e avaliar o quão realistas elas são. Com essas informações em mãos, o chapéu amarelo pode ser usado para avaliar os benefícios da ideia.
O chapéu vermelho
O chapéu vermelho está relacionado a sentimentos e intuição. Embora a emoção seja uma parte importante do processo de pensamento, quando não é bem administrada, pode acabar dominando completamente as discussões. Por esse motivo, o uso do chapéu vermelho deve ser breve. Limite esse tipo de pensamento a 30 segundos ou menos e incentive as pessoas a expressarem suas emoções com poucas palavras. Frases simples como “eu gosto” ou “eu concordo” são suficientes.
Nesse momento, os participantes têm total permissão para expressar sentimentos e impressões, sem a necessidade de justificar ou explicar suas razões. Quando esse tipo de pensamento não tem espaço, as emoções tendem a se acumular. Ao colocá-las para fora, a equipe consegue avançar para formas de trabalho mais produtivas.
Quando o chapéu vermelho deve ser usado:
O chapéu vermelho é especialmente eficaz durante o processo de tomada de decisão, para avaliar o nível de engajamento ou comprometimento com uma determinada solução.
O chapéu verde
O chapéu verde está ligado à criatividade e à inovação. Ao usá-lo, é fundamental deixar de lado preocupações com lógica ou viabilidade. Embora manter esse tipo de pensamento exija esforço, ele é essencial para o processo criativo. O pensamento do chapéu verde é um exercício de criatividade pura, que permite explorar ideias alternativas sem a necessidade de justificá-las. O objetivo é reunir o maior número possível de ideias antes de avançar para etapas em que elas serão avaliadas de forma mais racional.
Quando o chapéu verde deve ser usado:
O chapéu verde pode ser aplicado em diferentes momentos do processo criativo. Ele funciona como ponto de partida para gerar ideias novas e também pode ser usado após o chapéu preto, para criar soluções aos riscos identificados. Isso pode motivar integrantes da equipe a solucionarem os próprios problemas, indo de uma mentalidade de “isso não vai funcionar” para “é assim que fazemos funcionar”.
Implementando o método dos Seis Chapéus do Pensamento
A abordagem dos Seis Chapéus do Pensamento oferece uma forma estruturada de promover uma dinâmica de equipe mais eficaz. Como essa metodologia exige prática, é importante realizar treinamentos regulares sobre os seis chapéus. Isso ajuda a consolidar o método e evita que as pessoas retornem aos modos tradicionais de trabalho. À medida que desenvolvem essa habilidade, as pessoas passam a ter mentes abertas e se tornam mais ágeis, melhorando seu desempenho em projetos e iniciativas futuras.
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