Por Emily Walker, originalmente em inglês no blog Performance Matters da GP.
Seja reunindo milhares de pessoas de diferentes partes do mundo para uma conferência híbrida para toda a empresa ou organizando um treinamento off-site de meio período para 20 integrantes de uma equipe, existe uma grande diferença entre eventos de aprendizagem que são apenas suficientes e aqueles que são verdadeiramente memoráveis.
Com base em nossa experiência no desenho, desenvolvimento e entrega de experiências de aprendizagem para clientes ao redor do mundo, há cinco passos que devem ser seguidos para criar eventos de treinamento melhores.
#1 Determine o seu porquê
O planejamento é um componente central de todo evento de aprendizagem, mas o que você faz antes de planejar os detalhes de um evento pode determinar o sucesso ou o fracasso dos resultados. Todo bom evento tem objetivos, escopo, cronograma e orçamento bem definidos. No entanto, o elemento mais importante a ser alinhado logo no início é o porquê. Por que você quer produzir essa experiência?
Enquanto refletia sobre como comunicar a importância das perguntas de “por quê”, meu irmão me apresentou a um antigo TEDx de Simon Sinek intitulado “Comece pelo porquê”, que resume o conceito de forma brilhante. Quando você entende o porquê, consegue estabelecer disciplina na tomada de decisões. Isso cria espaço para explorar, ser criativo e conduzir discussões produtivas, além de servir como um guia que todas as pessoas envolvidas no evento podem manter em mente em cada decisão ou ação ao longo de todo o processo.
A fase de planejamento do porquê prepara a equipe para o sucesso, tanto coletivamente quanto individualmente. Falhar nessa preparação não é apenas “preparar-se para o fracasso”, como diz a expressão, mas colocar a equipe inteira em risco. Sem objetivos, escopo e parâmetros claros, como entregar um evento vencedor? Um bom planejamento oferece direção, permite que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente e eficaz e alinha o time em torno de metas claras e compartilhadas.
#2 Escolha cuidadosamente gestores de projeto e patrocinadores
Depois de definir o porquê e entender para onde você está caminhando nas próximas semanas ou meses, é hora de estruturar a equipe. Muitas organizações iniciam essa etapa recorrendo automaticamente à hierarquia formal, colocando executivos ou gestores no comando. Mas essa nem sempre é a melhor abordagem para realizar um grande evento de aprendizagem.
Em vez disso, vale dar um passo atrás e montar a equipe com base no escopo do evento. Quem são as pessoas certas para garantir que todas as ações, tarefas e comunicações aconteçam conforme o planejado? A partir dessa definição, o planejamento do projeto pode começar. Estabeleça prazos claros e implemente processos antes de iniciar o trabalho do dia a dia; isso ajuda a manter o foco. Nesse momento, é essencial contar com um gestor de projeto ou programa experiente.
É fundamental que essa pessoa não permita que o cronograma seja comprometido. Os prazos existem por um motivo e devem ser respeitados o máximo possível. A escolha de uma pessoa patrocinadora executiva ajuda a definir expectativas sobre como a equipe vai trabalhar e a reforçar o alinhamento com o porquê. À primeira vista, isso pode parecer uma receita para conflitos, mas, na prática, costuma gerar parcerias e relacionamentos surpreendentemente fortes em toda a organização.
#3 Crie um plano de mitigação de riscos
Após identificar o porquê e escolher as lideranças do projeto, é hora de desenvolver o planejamento de riscos e as estratégias de mitigação. Nessa fase, é preciso considerar tudo o que pode dar errado. O que pode fazer com que os prazos sejam comprometidos? Pode haver atrasos em revisões ou aprovações? Se isso acontecer, como mitigar o impacto?
Desafios sempre surgem no planejamento de eventos de treinamento: pessoas adoecem, têm problemas de transporte, perdem acesso à internet. Mas isso não deve ser um impeditivo. Garanta que a equipe saiba que imprevistos fazem parte do processo. O plano existe justamente para lidar com essas situações. Quando a base é bem construída desde o início, fica muito mais fácil manter o rumo.
Mesmo com todo o planejamento, ainda podem surgir surpresas. Incentive a equipe a lidar com o desconforto, pois algo melhor do que o planejado pode surgir da resolução desses problemas. Nessas situações, o time tende a fortalecer relações e parcerias a partir da experiência compartilhada de superação de desafios. Além disso, reconhecer soluções inovadoras ao final do evento é extremamente gratificante. Para profissionais mais jovens, participar desses momentos é especialmente valioso, pois desenvolve habilidades de identificação de problemas, resolução e colaboração que serão úteis ao longo de toda a carreira.
#4 Identifique o suporte e a equipe do evento
Independentemente de o evento ser totalmente virtual, híbrido ou presencial, ele precisa ser adequadamente apoiado por uma equipe colaborativa, flexível, calma, proativa e que compreenda claramente o porquê do evento. A equipe de suporte interage com pessoas que, participando por escolha ou por necessidade, valorizam seu tempo e querem sentir que a experiência é relevante.
Ao definir o número de pessoas necessárias para o suporte, pense na experiência dos participantes desde o início do evento:
– Como será a sensação ao chegar ao local ou acessar o evento on-line?
– Como as pessoas saberão para onde ir?
– Quem fará a recepção?
– Onde encontrarão a agenda?
– Saberão a quem recorrer se tiverem um problema específico?
Garanta que haja pessoas suficientes na equipe de apoio. É comum encontrar equipe patrocinadoras que acreditam ser possível realizar um bom evento com apenas duas pessoas. Nossa regra geral, no entanto, é contar com pelo menos uma pessoa a mais do que a intuição sugere. Imprevistos sempre acontecem, e esse apoio adicional faz toda a diferença.
A capacidade da equipe de se adaptar a situações em evolução é o que torna um evento bem-sucedido. Independentemente do nível de planejamento, o evento ficará aquém do esperado se a equipe não souber responder adequadamente no momento certo. Por isso, a definição do time de apoio deve acontecer desde o início, e não como uma solução de última hora.
#5 Selecione um aplicativo de evento para gerar insights orientados por dados
Com frequência, recomendamos o uso de aplicativos de eventos. Existem diversas opções no mercado, cada uma com funcionalidades específicas para enriquecer a experiência e ajudar organizadores a alcançar seus objetivos.
Integrar um aplicativo traz o evento para o ambiente digital, ampliando a experiência das pessoas participantes. Vivemos em uma sociedade orientada pela tecnologia, e sabemos que as pessoas estarão em seus dispositivos durante o evento. Em vez de lutar contra isso, vale aproveitar os aplicativos para:
– Fornecer informações críticas, como agendas e localizações importantes.
– Criar oportunidades de conexão e engajamento.
– Enviar atualizações e outras comunicações às pessoas participantes.
– Capturar reações em tempo real, tanto de quem participa on-line quanto presencialmente.
Estando à frente da organização, também é possível gerar relatórios antes, durante e depois do evento para identificar pontos de alinhamento, ou desalinhamento, com o porquê. Por exemplo, é possível identificar quem mais engaja (e também quem tem menos envolvimento) e aplicar pesquisas cujos resultados orientem decisões para programas futuros.
Tornando eventos de treinamento significativos e eficazes: abraçando o porquê
Eventos de aprendizagem que geram impacto incorporam o porquê antes, durante e depois do evento. São experiências em que, desde a primeira comunicação recebida até o questionário final, as pessoas sentem que tudo foi pensado para elas. É assim que quem aprende deve se sentir.
Em todas as etapas, do desenho ao desenvolvimento e à entrega, o porquê deve orientar cada ação tomada pela equipe.